Внедрение системы электронного документооборота существенно уменьшает объемы бумажных процессов в любой клинике. Благодаря этой системе, становится удобнее как сохранять, так и извлекать информацию, необходимую врачам, а также позволяет руководству эффективнее контролировать выполнение задач сотрудниками. Использование электронной медицинской документации также облегчает обеспечение конфиденциальности персональных данных пациентов.
Требования законодательства, предъявляемые к системам электронного медицинского документооборота
Хотя явных стандартов к системам медицинской информационной системы (МИС) не существует, при создании системы документооборота в медицинской организации необходимо опираться на существующую законодательную базу. Рассмотрите следующие документы, которые важно учитывать при работе вашей клиники:
- Нормативный документ — руководящие указания для директора частной клиники:
- Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — утверждает, что электронный документ с электронной подписью равносилен документу с рукописной подписью. Передача таких документов равнозначна обмену бумажными документами.
- Закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — электронная подпись является ключевым инструментом для защиты и подтверждения данных, идентифицирует владельца и защищает информацию от подделки.
- Закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» — важен для корректной обработки данных сотрудников и пациентов, определяет требования при работе с персональными данными.
- Стандарты оформления и управления документами:
- ГОСТ Р 6.30-2003 — требования к оформлению организационно-распорядительной документации, включая реквизиты и внешний вид документов.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 — терминология в делопроизводстве и архивном деле.
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 — общие требования к управлению документами.
- ГОСТ 24.601-90 — стадии создания автоматизированных систем (АС), требования к техническому заданию и рабочей документации.
- ГОСТ 34.602-89 — требования к созданию АС, включая техническое задание.
- ГОСТ 24.201-89 — виды и комплектность документов при создании АС.
- Стандарт ISO 15489 — управление документами, включая методы и типы управления документацией.
Применение международных стандартов в России не является обязательным, однако их использование может существенно упростить и улучшить бизнес-процессы в вашей организации.
Аспекты внедрения систем электронных медицинских документов в частных клиниках
В процессе внедрения систем электронного документооборота в частной клинике рекомендуется следовать данному пошаговому алгоритму:
- Определение систем — сформулируйте список и функциональные возможности систем, которые вы планируете внедрить в вашей клинике.
- Распоряжение о назначении ответственных — издайте приказ о назначении сотрудников, которые будут курировать процесс внедрения.
- Выбор и приобретение системы — подберите и приобретите систему, соответствующую вашим требованиям.
- Установка и настройка системы — проведите установку и настройку выбранной системы для выполнения требуемых задач.
- Разработка внутренних стандартов — создайте положения, по которым будет осуществляться использование системы сотрудниками и администрацией клиники.
- Обучение сотрудников — при необходимости организуйте обучение сотрудников работе с новой системой.
- Пилотная эксплуатация — запустите систему в тестовом режиме в отдельных подразделениях клиники, затем анализируйте и устраняйте возникающие ошибки.
- Расширение использования — постепенно вводите функции системы во все подразделения клиники, повторно анализируя и исправляя ошибки.
- Полное внедрение — полностью интегрируйте систему в работу клиники. Желательно использовать одновременно две системы: одну, направленную на работу с пациентами через электронную медицинскую карту, и другую для обработки внутренних и внешних документов.
Особенно важна тщательная настройка системы и своевременное устранение недочетов на стадии тестирования.