Взаимодействие клиник с компаниями-разработчиками – сложный и многогранный процесс. Мы уже обсуждали, какие медицинские информационные системы предлагают IT-компании для клиник. Теперь разберем, какие шаги необходимо предпринять медицинской компании перед началом автоматизации бизнес-процессов.
Подготовительные этапы автоматизации медицинской клиники
Автоматизация медицинской клиники требует выполнения нескольких важных подготовительных шагов. Первый из них – создание материально-технической инфраструктуры. Теоретически установка компьютеров и подготовка локальной сети должны быть очевидными задачами до начала автоматизации. Однако на практике часто возникают ситуации, когда специалисты компании-поставщика сталкиваются с отсутствием необходимого оборудования или его недостаточной подготовленностью.
Подготовка инфраструктуры также включает выделение помещений и оборудования для обучения персонала, поскольку обучение на рабочем месте может быть затруднительным или невозможным.
Автоматизация медицинских учреждений должна проходить поэтапно, с четким планом, описывающим цели, этапы и сроки внедрения. Автоматизацию целесообразно начинать с профильной деятельности – лечебного процесса и учета пациентов.
Для успешной реализации проекта необходим инициативный и целеустремленный руководитель медицинского учреждения, например, главный врач. Он должен быть не только медицинским специалистом, но и управленцем, осознающим необходимость повышения экономической эффективности и внедрения инноваций.
Главный врач должен активно участвовать в формировании команды управления проектом, включающей как представителей ИТ-компании (разработчика программы для автоматизации или системного интегратора), так и представителей медицинского учреждения. Важно, чтобы с каждой стороны был назначен руководитель проекта.
Обязательные функции систем автоматизации медицинских учреждений
Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов медицинских учреждений имеет ряд функций, направленных на повышение эффективности управления и экономию времени администрации и руководства. Такие системы позволяют централизованно управлять деятельностью учреждения и предоставляют возможность руководителям отслеживать работу клиники удаленно. Системы также обеспечивают глубокий и разноплановый анализ финансовых показателей, работы сотрудников и учет остатков.
Современное программное обеспечение должно также легко интегрироваться с ЕГИСЗ, что является требованием Министерства здравоохранения с 2020 года.
Основные функции, которые должны выполнять системы автоматизации медицинских учреждений, включают:
- Онлайн-запись на прием. Возможность записываться на прием через интернет-сайт и непосредственно в кабинете у врача.
- Планирование лечения. Создание плана лечения с указанием процедур, их стоимости и контроля выполнения пациентом.
- Зубная формула. Для стоматологий – запись данных по каждому зубу на визуальную карту во время визита.
- Управление продажами. Составление отчетов по каждому сотруднику и планов выручки.
- Внедрение скриптов продаж. Использование телефонии, рассылок SMS и push-уведомлений для улучшения взаимодействия с пациентами.
- График работы и расчет зарплаты. Простое ведение расписания работы врачей и медперсонала, расчет зарплаты и контроль работы сотрудников.
- Управление финансами. Отслеживание выручки по врачам и услугам.
- Защита данных пациентов. Обеспечение надежной защиты данных, контроль оттока и возврата пациентов, их сегментация по группам.
- Передача данных. Обмен данными между МИС и ЕГИСЗ.
- Учет складских остатков. Автоматический учет лекарств и расходных материалов, простая инвентаризация.
- Собственное приложение клиники. Возможность разработки и внедрения собственного мобильного приложения для клиники.
Автоматизация в медицине: пошаговое внедрение
План внедрения системы автоматизации для медицинской клиники должен быть тщательно продуман и включать контрольные точки для различных этапов процесса. Необходимо определить ключевых пользователей, для которых желательно разработать программу мотивации, так как на этапе внедрения, пилотирования и опытной эксплуатации их нагрузка значительно возрастет. Важно привлечь этих сотрудников на свою сторону, сделав их неформальными проводниками новой технологии, объяснив и продемонстрировав преимущества новой системы. Успех внедрения во многом зависит от качества подготовки и планирования проекта.
Детальный план будет зависеть от специфики конкретного решения, однако многие задачи и потребности в ресурсах являются типичными и будут присутствовать в любом крупном проекте. Основной перечень работ включает:
- Формирование схемы бизнес-процессов. Определение текущих процессов и задач, которые будут решаться с помощью МИС.
- Настройка пользовательского интерфейса. Специалисты техподдержки программного обеспечения настраивают интерфейс для удобства пользователей.
- Настройка макетов документов, отчетов и статистики. Определенные формы должны быть строгими для интеграции с ЕГИСЗ, но внутренние отчеты можно настраивать по своему усмотрению.
- Наполнение базы данных. Внесение необходимой информации для работы соответствующих служб.
- Автоматизация регистратуры поликлиники. Включает подключение сайта к форме онлайн-записи, что позволяет повысить количество записей до 30%, а также автоматизацию приема заявок регистратором.
Модернизация клиники: этапы и преимущества автоматизации
Деятельность клиники представляет собой технологический процесс, направленный на преобразование медицинских ресурсов в здоровье пациентов. Этот процесс необходимо модернизировать с помощью современных технических средств. Для этого важно тщательно изучить и понять все сбои в процессах медицинской организации, чтобы создать и реализовать идеальную модель, которая обеспечит комфортные условия для принятия решений и позволит клинике развиваться в соответствии с меняющимися условиями.
- Переход на комплексную автоматизацию. Модернизация часто предполагает отказ от бумажной работы для врачей, которые перегружены административными задачами. Однако поспешность в этом может отвлечь систему управления информацией от основной медицинской деятельности, где центральную роль играет взаимодействие врача с пациентом.
- Слаженная работа медицинской команды. Современный врач – не отдельная рабочая единица. Его действия запускают множество процессов внутри медицинской организации, и судьба пациента зависит от того, как вся система реагирует на информацию, поступающую от врача. Автоматизация должна улучшить эту реакцию и взаимодействие.
- Централизованная регистрация пациентов. Автоматизация клиники включает такие функции, как запись пациентов на прием и онлайн-запись через систему «Клиника Онлайн». Это повышает удобство для пациентов и снижает нагрузку на администратора клиники, что, в свою очередь, увеличивает количество записей к специалистам и снижает потерю прибыли от недозвонков.
- Технологический лечебно-диагностический процесс. Этот процесс включает цикличные действия: сбор информации, принятие решений на ее основе, получение новой информации благодаря принятым решениям и возвращение к началу. Внедрение автоматизации в больнице требует участия нескольких лиц, принимающих решения, и успешность процесса зависит от согласованности этих решений по существу и времени.
- Учет и взаимодействие. Связи и взаимодействие врача должны обеспечивать корректировку его решений, добавлять возможности коллег и снижать зависимость медицинского результата от субъективных ограничений. Это включает совокупность прав и обязанностей участников, особенности субординации в клинике, специальные формы оперативного управления и системы оценок работы.
- История болезни как информационная база. Основой работы и информационной базой является история болезни. С середины прошлого века она включает обилие бумажных документов. Сегодня медицинская помощь осуществляется в условиях информационного взрыва, и автоматизация должна централизовать работу с историей болезни, сведя бумаги в интерактивный документ.
- Сложные связи и специализация функций. В медицинских организациях наблюдается высокая специализация функций, что усложняет взаимодействие врачей и их сотрудничество на благо пациента. Автоматизация должна помочь заведующим отделениями обеспечить слаженность, единообразие и своевременность работы коллектива, а главному врачу – управлять ресурсами, выявлять узкие места и искать точки роста и развития.
Автоматизация позволяет сделать все необходимые сведения доступными одновременно всем участникам клиники, что повышает эффективность взаимодействия и улучшает качество медицинской помощи. Внедрение автоматизации в медицинских учреждениях – это шаг к повышению эффективности и качества работы, обеспечивающий развитие и соответствие современным требованиям.
Принципы работы системы автоматизации медицинских учреждений
Автоматизация медицинских учреждений включает в себя обработку и управление информацией, поступающей от врачей. Этот процесс требует запоминания, использования, упорядочивания, передачи по каналам связи, сортировки, обобщения и подготовки данных для принятия решений. Информация должна своевременно поступать к лечащему врачу, медсестре, заведующему, лабораториям, консультантам, главному врачу, хозяйственному персоналу, бухгалтерии, аптеке, органам статистики, органам здравоохранения, фондам медицинского страхования и полиции. В современных условиях, выполнение всех этих задач традиционными методами – с использованием бумаг и личных контактов – становится невозможным, что приводит к снижению эффективности медицинской помощи.
- Проблема эффективности. Медицинская помощь часто оказывается менее эффективной, чем это позволяют ресурсы учреждения. Медицинский персонал, как правило, не осознает всей проблемы процесса в организации из-за узкого взгляда на свою работу. Они видят только свое рабочее место с его непосредственными проблемами.
- Взгляд со стороны бизнеса. Только деловые люди способны оценить, что происходит в медицинской организации в целом. Они используют термин «бизнес-процесс» для анализа своих интересов и стремятся к измеримым результатам, понимая, что для их достижения нужно владеть процессом.
- Роль анализа и автоматизации. Понимание важности применения современных средств обработки информации в медицине должно начинаться именно с анализа всего лечебно-диагностического процесса, который ежедневно осуществляется в медицинских учреждениях. Это и есть суть медицинской автоматизации.
- Объемы информации и задачи автоматизации. При нынешних объемах данных автоматизация становится необходимой для повышения эффективности работы медицинских учреждений. Система автоматизации должна охватывать все аспекты управления информацией, от ее сбора до предоставления данных всем заинтересованным лицам.
- Технологии и процессы. Современные технологии позволяют улучшить управление информацией, делая ее доступной для всех участников процесса. Это включает в себя создание централизованных баз данных, упрощение коммуникаций и снижение бумажной работы.
- Преимущества для медицинского персонала. Врачи и медсестры получают доступ к необходимой информации своевременно и в удобной форме, что улучшает качество медицинской помощи и снижает нагрузку на персонал.
- Эффективность медицинской организации. Автоматизация помогает оптимизировать все процессы в медицинском учреждении, делая их более прозрачными и управляемыми. Это, в свою очередь, позволяет достигать лучших результатов в лечении пациентов и управлении ресурсами.
Автоматизация медицинских процессов способствует централизации и упрощению работы с историей болезни и другой информацией, поступающей о пациенте. Это помогает снизить количество бумажной работы и сделать информацию доступной для всех участников лечебного процесса, что значительно повышает эффективность взаимодействия и управления в медицинской организации.
Обеспечение информационной безопасности в медицинских учреждениях
После выбора медицинской информационной системы (МИС), клиника должна уделить особое внимание безопасности информации и защите медицинских данных. Согласно 152-ФЗ, медицинские данные пациента относятся к специальной категории персональных данных и требуют дополнительных мер защиты. Для этого необходимо установить межсетевые экраны, системы защиты от вторжений, антивирусные программы, сканеры безопасности и другие средства защиты. Многие из этих решений сейчас объединяются в одном устройстве – UTM. Важно помнить, что затраты на покупку систем защиты можно сократить, частично выполнив требования регуляторов с помощью организационных мер. Для этого может потребоваться привлечение консалтинговой компании, специализирующейся на информационной безопасности. К счастью, с развитием этого рынка, автоматизация медицинской деятельности с защитой данных пациентов доступна в каждом городе.
- Защита персональных данных. Помимо выполнения требований защиты персональных данных пациентов, следует задуматься о защите инфраструктуры и коммерческой информации. Часто меры по защите персональных данных приводят к снижению удобства использования компьютеров, что может вызвать недовольство сотрудников.
- Разделение защиты сети. Основную сеть можно защищать другими, более удобными средствами, которые также решают дополнительные задачи. Например, антиспам фильтры предотвращают поток писем с рекламой и вирусами, «песочница» помогает отлавливать зараженные файлы до их попадания на компьютер пользователя, а система предотвращения утечек данных (DLP) выявляет сотрудников, передающих коммерческую информацию наружу.
- Комплексные решения. Крупные игроки на рынке информационной безопасности предлагают пакеты, которые включают все аспекты автоматизации деятельности медицинских организаций. Вопрос защиты персональных данных пациентов можно решить с помощью комплексного решения, которое одновременно автоматизирует бизнес-процессы, улучшает взаимодействие между пациентами, врачами и медперсоналом, а также защищает медицинские данные в соответствии с законодательством.
Таким образом, защита информационной инфраструктуры медицинской клиники включает не только выполнение требований по защите персональных данных, но и защиту всей информационной экосистемы учреждения. Это позволяет обеспечить высокий уровень безопасности и эффективности работы медицинских учреждений, улучшая качество оказываемых медицинских услуг.
Результаты внедрения системы автоматизации в медицине
Внедрение системы автоматизации в медицинской клинике приводит к значительным улучшениям в управлении бизнес-процессами, начиная с маркетинговых кампаний и заканчивая возвращением пациентов на повторные приемы. Основные результаты включают:
- Централизованное управление бизнес-процессами. Это ключевой результат, который обеспечивает слаженную работу всех подразделений клиники.
- Повышение качества медицинского обслуживания. Автоматизация способствует более точной и быстрой диагностике и лечению.
- Рост удовлетворенности пациентов. Увеличение степени сервиса в клинике улучшает восприятие пациентами медицинской помощи.
- Электронные медицинские карты. Позволяют иметь доступ к медицинской информации в любое время и из любого места.
- Усиленное взаимодействие с пациентами. Информатизация позволяет улучшить коммуникацию и информированность пациентов.
- Централизованный учет и управление медицинскими работниками. Обеспечивает эффективное распределение задач и контроль выполнения.
- Решение комплексных задач взаимодействия с ЕГИСЗ. Система позволяет легко интегрироваться с Единой государственной информационной системой здравоохранения.
- Доступная аналитика. Руководство может управлять клиникой из любого места, не прерывая процесс на время обучения или отсутствия.
- Data-driven маркетинг. Автоматизация маркетинга на всех этапах работы клиники позволяет принимать обоснованные решения.
МИС «Дента» и «Клиника Онлайн» как Оптимальный Выбор для Автоматизации
Современные подходы к управлению медицинскими учреждениями требуют перехода от бумажной работы к цифровым технологиям, обеспечивая большую вовлеченность в процесс лечения пациентов и эффективное использование информации. МИС «Дента» и МИС «Клиника Онлайн» предлагают решения, которые включают:
- Оптимально настроенные системы данных.
- Соответствие требованиям медицинской документации и специальных форм.
- Усиленную защиту данных.
- Современные методы взаимодействия с клиентской базой, включая настройку акций, мобильные приложения, рассылки и общение через WhatsApp.
- Легкую передачу данных в ЕГИСЗ и их хранение на специализированных серверах, аккредитованных ФСБ и ФСТЭК.
- Простое взаимодействие с программным обеспечением благодаря бесплатной технической поддержке и интуитивно понятному интерфейсу.
Таким образом, внедрение автоматизации с использованием МИС «Дента» и «Клиника Онлайн» позволяет значительно повысить эффективность и качество медицинского обслуживания, обеспечивая клиникам все необходимые инструменты для успешного функционирования в современных условиях.