Юридические аспекты управления медицинской документацией
Перед тем как подробно рассмотреть процесс хранения медицинских записей, важно ознакомиться с правовыми основаниями, определенными в российском законодательстве. Согласно указанию Министерства здравоохранения России от 22 января 2001 года №12, медицинская документация определяется как набор стандартизированных форм, которые врачи используют для фиксации информации о своих медицинских действиях и взаимодействиях с пациентами. В современных условиях возможно ведение электронной документации для всех подразделений медицинского учреждения через систему медицинской информации (МИС) «Клиника Онлайн», облегчающую работу с документами и снижающую рабочую нагрузку на персонал.
Применение стандартных форм документации, установленных еще в советский период по приказу Минздрава СССР 1980 года, хотя и было отменено, до сих пор частично допускается для использования согласно письму Минздравсоцразвития России №14-6/242888. В настоящее время актуальным является приказ Минздрава России №834, который обновил унифицированные формы медицинской документации и внес новации в правила их заполнения, хотя и не охватывает все аспекты документооборота в медицинской сфере. Для специфических случаев применяются отдельные нормативные акты, как, например, приказ №107н, касающийся порядка использования вспомогательных репродуктивных технологий и содержащий указания по оформлению медицинских карт пациентов, прибегающих к этим технологиям.
Управление медицинскими записями: юридические обязанности и процедуры
Основы хранения медицинской документации
В соответствии с Федеральным законом №125 «Об архивном деле в Российской Федерации», учреждения здравоохранения обязаны сохранять медицинские записи в течение установленных сроков. Эти периоды определены различными регулятивными документами, включая приказ Министерства культуры РФ №558 и указания Главного архива СССР от 15 августа 1988 года, устанавливающие, что амбулаторные карты следует хранить 5 лет, а стационарные – 25 лет.
Согласно директиве Министерства здравоохранения №13-2/1538 относительно периодов сохранения медицинских записей, карты амбулаторных и стационарных пациентов должны сохраняться в течение 25 лет, в то время как документация по малолетним пациентам – 10 лет. Эти правила остаются в силе до введения обновленного перечня документов.
Процедуры архивации и уничтожения документов
Учреждения здравоохранения руководствуются постановлениями Правительства №687 и №1119 при обработке и хранении персональных данных пациентов. Определение значимости документов для их последующего архивирования или уничтожения осуществляется специализированной комиссией, в состав которой входят представители администрации, архивного отдела и канцелярии.
Документы могут быть уничтожены по истечении срока хранения или по решению экспертно-проверочной комиссии. В этом случае составляется акт, подтверждающий уничтожение, который заверяется всеми участниками комиссии.
Хранение электронных и бумажных записей
Хотя на данный момент не существует строгих требований к хранению электронных медицинских записей, к ним применяются аналогичные правила, что и к бумажным версиям. Электронные данные могут храниться на серверах медицинского учреждения или в облачных сервисах, в зависимости от используемой информационной системы.
Регулярное ведение, хранение и уничтожение медицинской документации – это ключевые элементы, обеспечивающие соблюдение юридических требований и защиту персональных данных пациентов. Важно, чтобы каждое медицинское учреждение разрабатывало и следовало четким процедурам, основанным на действующем законодательстве, для обеспечения надежного управления медицинскими записями.