Методика организации рабочего пространства, известная как «система 5С», приобретает всё большую популярность в России. Этот подход, являющийся частью концепции бережливого производства, направлен на создание таких условий в кабинетах, офисах и на предприятиях, которые способствуют экономии времени и усилий сотрудников. В настоящее время система 5С активно внедряется и в медицинских учреждениях. В следующем разделе мы расскажем о том, что собой представляет система 5С в контексте медицины и как её можно эффективно реализовать в клинической практике.
Значение системы 5С в медицине
В медицине идея применения системы 5С аналогична её применению в любом другом рабочем контексте. Основная цель заключается в максимизации эффективности работы с уже имеющимися ресурсами при минимальных затратах. Министерство здравоохранения России рекомендовало эту систему как безопасный и эффективный способ организации рабочих кабинетов врачей.
Основные задачи системы 5С в медицине:
- Оптимизация распределения потока пациентов.
- Улучшение процесса записи к врачам через регистратуру.
- Повышение качества оказания медицинских услуг.
Интересный факт: Для медосмотров и диспансеризации предлагается использовать принцип непрерывного потока пациентов с четко установленным временем приема для каждого пациента.
Инструменты внедрения системы 5С:
- Перераспределение работы между врачами и средним медицинским персоналом.
- Минимизация ненужных перемещений пациентов в пределах клиники.
- Переход на полноценный электронный документооборот.
Период внедрения
Процесс перехода на систему 5С в медицине, включая масштабную реорганизацию рабочего пространства, занимает значительное время. Общее время, отведенное на подготовку медицинского персонала и начало повсеместного использования системы, составляет 6 лет.
Внедрение системы 5С началось в 2018 году в виде эксперимента, в котором участвовали около 200 медицинских организаций. К 2022 году планируется включение в проект около 4 тысяч учреждений здравоохранения. Предполагается, что в 2023 году система 5С будет применяться по всей стране. Планируемое количество медицинских учреждений, использующих систему 5С, будет следующим:
- К концу 2019 года — 50% медицинских учреждений.
- К концу 2020 года — 75% медицинских учреждений.
- В 2021 году — 95% медицинских учреждений.
Процесс внедрения системы 5С: пошаговый подход
Система 5С внедряется поэтапно, и этот процесс состоит из пяти ключевых этапов.
Этап 1. Сортировка
На первом этапе важно провести инвентаризацию всех предметов на рабочем месте и определить их необходимость. Среди этих предметов, вероятно, будут как те, что необходимы постоянно, так и те, что не используются вовсе. Для упрощения процесса разделения рекомендуется использовать маркировку:
- Зеленый ярлык – для предметов, которые используются регулярно.
- Желтый ярлык – для предметов, которые нужны не часто.
- Красный ярлык – для предметов, которые не используются совсем или крайне редко.
Этап 2. Поддержание порядка
На этом этапе важно организовать расположение всех предметов в медицинском кабинете таким образом, чтобы необходимый документ или предмет можно было найти в течение 30 секунд. Это требование должно соблюдаться как для врача, использующего кабинет, так и для любого нового сотрудника, который будет работать там. Реорганизация должна начинаться с:
- Мебели и стеллажей
- Офисной техники
- Документов
Важно: Сразу достичь идеального порядка невозможно. Вместо этого следует имитировать рабочий процесс, перемещая предметы и создавая удобные условия. Понимание оптимального расположения будет приходить с практикой.
Этап 3. Чистота
На этапе поддержания чистоты необходимо выявить и устранить наиболее загрязненные участки помещения. Основные причины загрязнения могут включать труднодоступные места и неисправную мебель. Схема этого этапа выглядит следующим образом:
- Очистка оборудования
- Уборка рабочего места
- Выявление источников загрязнения
- Устранение источников загрязнения
Не размещайте мебель и оборудование на место, пока они не будут очищены и отремонтированы. Убедитесь, что провода убраны и труднодоступные участки стали более доступными. Не загромождайте пространство.
Этап 4. Стандартизация
На этом этапе необходимо поддерживать порядок, достигнутый на предыдущих этапах, путем создания визуальных стандартов. Для этого:
- Запомните, где что должно храниться, и подпишите все контейнеры.
- Визуализируйте места хранения всех необходимых предметов. Например, полки для стерильных перчаток и материалов для инъекций должны быть подписаны для легкости идентификации.
- Если в кабинете есть шкафы с непрозрачными дверцами, создайте визуальные обозначения на дверцах, чтобы показать, что находится внутри.
Этап 5. Совершенствование
Этот этап фокусируется на поддержании порядка и постоянном улучшении. Важно:
- Постоянно обучать сотрудников и следовать принципам системы 5С.
- Организовывать пространство, например, упорядочивая папки, подписывая их и продумывая цветовую схему и памятки для рабочих зон.
Следуя этим этапам, можно эффективно внедрить систему 5С, что повысит организованность и качество работы в медицинском учреждении.
Типология издержек в системе бережливой поликлиники
Поскольку концепция бережливой поликлиники ориентирована на оптимизацию расходов и улучшение качества обслуживания в сфере здравоохранения, неизбежно возникают определенные издержки. В конце XX века Дж. Вумек и Д. Джонс в своей книге «Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании» разработали классификацию издержек, которая может быть адаптирована и для медицинских учреждений. Рассмотрим виды издержек, связанные с применением системы 5С в медицине:
- Избыточные процедуры и переработка для достижения целей: сюда относятся избыточные действия, такие как копирование документов, повторное внесение записей и назначение ненужных медицинских процедур.
- Лишние запасы: включают в себя избыточное количество инструментов и инвентаря, лекарств, расходных материалов и медицинских изделий.
- Лишние временные затраты: к ним относятся долгие очереди, затяжное ожидание среднего медицинского персонала, который помогает врачу во время процедур, длительный промежуток времени до постановки диагноза и обилие документов для заполнения.
- Лишние перемещения внутри организации: сюда входят неудобное размещение медицинских кабинетов, а также плохая организация расположения инструментов и оборудования.
- Избыточная информация: это повторный сбор истории болезни пациента и необходимость повторных опросов.
- Недостатки в организации работы медперсонала: включают ошибки в медицинской документации и путаницу в потоках пациентов.
- Неэффективное использование персонала: проявляется в нереализованном потенциале медицинских работников и дублировании функциональных обязанностей между младшим и средним медицинским персоналом.
Эта классификация помогает выявить и устранить издержки в рамках системы 5С, способствуя повышению эффективности работы медицинского учреждения и улучшению качества обслуживания пациентов.