Бланк листка нетрудоспособности относится к документам строгой финансовой отчетности. Это означает, что к его хранению и учету предъявляются повышенные требования. Нарушение установленного порядка может повлечь для медицинской организации административную ответственность и финансовые санкции. Рассмотрим ключевые аспекты, на которые необходимо обратить особое внимание.
Правовые основания хранения листков нетрудоспособности
Требования к порядку учета и хранения листков нетрудоспособности закреплены в Инструкции, утвержденной совместным приказом ФСС и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29. В документе обозначены основные параметры организации хранения.
К наиболее важным требованиям относятся следующие:
- Бланки должны храниться в огнестойком сейфе, оцинкованном металлическом шкафу либо в отдельном помещении, оборудованном надежным внутренним или навесным замком.
- Помещения, сейфы и шкафы подлежат обязательному закрытию на замок и опечатыванию (п. 6 Инструкции).
- Для опломбирования используются свинцовые пломбы либо бумажные пломбы с печатью организации и подписью ответственного лица.
При выявлении нарушений требований Инструкции клиника может быть привлечена к административной ответственности. Для должностных лиц размер штрафа составляет от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). Кроме того, возможна ответственность по ст. 14.1 и 19.20 КоАП РФ, что может повлечь приостановление или лишение лицензии на проведение экспертизы временной нетрудоспособности.
Для частных медицинских организаций штрафные санкции могут составлять от 30 000 до 40 000 рублей. В ряде случаев дело ограничивается финансовым взысканием, однако риск более серьезных последствий сохраняется.
Важно учитывать, что частная клиника вправе выдавать листки нетрудоспособности при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности по экспертизе временной нетрудоспособности. В соответствии со ст. 2 Приказа Минздравсоцразвития РФ № 624н от 29.06.2011 выдача больничных листов осуществляется организациями и лицами, имеющими соответствующую лицензию. Ограничений по форме собственности законодательство не устанавливает.
Организация учета листков нетрудоспособности
Функции по ведению учета бланков строгой отчетности, включая листки нетрудоспособности, возлагаются на бухгалтерию медицинской организации.
При поступлении бланков их регистрация производится в Книге получения бланков листков нетрудоспособности. Медицинская организация обязана обеспечивать строгий количественный учет.
Приход бланков фиксируется в Книге получения бланков листков нетрудоспособности, расход — в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (п. 8.2 Инструкции). Сверка данных двух книг проводится ежеквартально.
Для учета испорченных, утерянных или похищенных бланков ведется отдельная Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (п. 13 Инструкции). По итогам календарного года сведения о таких бланках направляются в региональное отделение ФСС.
Испорченные бланки подлежат хранению в клинике в отдельной папке с описью. В описи указываются:
- фамилия, имя, отчество лечащего врача (либо фельдшера, стоматолога — в предусмотренных случаях);
- дата;
- серия и номер бланка.
Срок хранения составляет три года. Уничтожение испорченных бланков производится комиссией, создаваемой приказом руководителя организации, на основании Акта об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности.
Следует отметить, что отсутствие системного учета бланков строгой отчетности является одним из наиболее распространенных нарушений в документообороте медицинских организаций.
Требования к порядку хранения бланков
В соответствии с установленными правилами листки нетрудоспособности прошиваются за верхний левый угол либо скрепляются степлером. В таком виде они централизованно выдаются лечащим врачам на основании приказа.
Корешки ранее использованных бланков возвращаются в организацию и хранятся в течение трех лет. Испорченные бланки также сохраняются три года в отдельной папке с описью.
В описи указываются ФИО врача, дата сдачи, серия и номер бланка. Эти сведения должны полностью соответствовать данным Книги учета испорченных, утерянных, похищенных бланков.
Книга регистрации и форма 036/у
Медицинская организация обязана вести Книгу регистрации выдачи листков нетрудоспособности по форме № 036/у, утвержденной приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030.
Несмотря на то что данная форма не упоминается в Инструкции, приказ продолжает действовать, а следовательно, использование формы является обязательным. При проверках инспекторы ФСС обращают внимание не только на условия хранения и учета бланков, но и на наличие и правильность ведения формы 036/у.
Практические рекомендации
Для минимизации рисков рекомендуется соблюдать следующие меры:
- Формировать отдельную папку для подшивки листков нетрудоспособности.
- Проверять актуальность используемых бланков на официальном сайте ФСС в разделе «Информация для работодателей» — «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». Недействительными считаются бланки, ранее заявленные как похищенные и впоследствии выданные незаконно.
- Хранить листки нетрудоспособности не менее шести лет, поскольку они относятся к документам, связанным с исчислением и уплатой страховых взносов (п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
Соблюдение установленных требований к хранению и учету листков нетрудоспособности позволяет медицинской организации избежать штрафных санкций, сохранить лицензию на экспертизу временной нетрудоспособности и обеспечить корректность финансовой отчетности.